Popis zbirke starog novca, Museo nazionale, 1832.

Inventarna knjiga Etnografskog odjela

Predmetni katalog, Etnografski odjel

Katalog po lokalitetu, Prirodoslovni odjel

Inventarna knjiga Prirodoslovnog odjela

Predmetni katalog, Muzej grada Zadra

Inventarne knjige fotografija, negativa, diapozitiva, Prirodoslovni odjel

Čuvanje negativa, Etnografski odjel

Čuvanje diapozitiva, Etnografski odjel

Čuvanje fotografija, Etnografski odjel

Suvremeno vođenje primarne dokumentacije, baza M++

Suvremeno vođenje primarne dokumentacije, baza M++

Suvremeno vođenje sekundarne dokumentacije. Hemeroteka, baza S++

Suvremeno vođenje sekundarne dokumentacije. Izložbe, baza S++

Suvremeno vođenje sekundarne dokumentacije. Izdavaštvo, baza S++

Suvremeno vođenje sekundarne dokumentacije. Pedagoška djelatnost, baza S++

Suvremeno vođenje sekundarne dokumentacije. Posebna događanja baza S++,

Dokumentacijska služba Narodnog muzeja Zadar osnovana je 2000. godine s ciljem organiziranja i planiranja poslova dokumentacije za sve odjele muzeja, što se prvenstveno odnosi na vođenje Knjige ulaza i Knjige izlaza predmeta, te obradu fondova sekundarne dokumentacije.

Od samog početka službe cilj je bio osnovati sekundarne dokumentacijske fondove kojih u muzeju do tada nije bilo ili su se vodili odvojeno po odjelima, a bitni su za pružanje informacija o cjelovitom stručnom djelovanju muzeja kroz povijest.

Stvaranje sekundarnih dokumentacijskih zbirki započeto je sustavnim praćenjem i dokumentiranjem izložbene i izdavačke djelatnosti muzeja, vanjskih organizatora i suorganizatora. Radi dobivanja što točnijih podataka, pretraženi su i digitalizirani novinski članaci o djelatnosti muzeja i izvješća o radu muzeja, te su prikupljena muzejska izdanja, katalozi i pozivnice. Tako je nastao korpus dokumentacijskog materijala koji se fizički pohranjuje u službi, a od 2002. godine prikupljeni podaci evidentiraju se u samostalno izrađenoj Microsoft Access bazi. Time su formirane baze za evidenciju izložbi, izdavaštva, hemeroteke, događanja u muzeju, za evidenciju muzejskih djelatnika kroz povijest, te za evidenciju korisnika muzejske dokumentacije.

Godine 2005. prihvaćen je integrirani muzejski program za obradu primarne i sekundarne dokumentacije M++ i S++ predložen od Ministarstva kulture RH. Od tada u Dokumentacijskoj službi započinje konverzija prijepisom primarne muzejske dokumentacije kroz modul M++, dok su podaci iz postojećih baza za sekundarne zbirke prebačeni u modul S++. Naknadno su formirane zbirka plakata i medijateka.

Sustavno vođenje i međusobno povezivanje fondova sekundarne dokumentacije omogućuje sveobuhvatan uvid u cjelokupnu popratnu aktivnost muzeja kroz povijest. Primjena ovih fondova najzastupljenija je u internom muzejskom radu, u pripremi izložbi i prezentacija, a na upit su fondovi dostupni vanjskim korisnicima.

Osim navedenog, u Dokumentacijskoj službi digitalizira se postojeća analogno snimljena fotografska građa. Služba organizira fotografiranje izložbi i događanja u muzeju. Sve fotografije izložbi i događanja, kako digitalizirane iz analognih medija, tako i one primarno nastale u digitalnom obliku pohranjuju se i čuvaju u službi. U službi se prikuplja, digitalizira i čuva hemerotečna građa, te se digitaliziraju i arhiviraju dokumenti o povijesti odjela i muzeja, te dokumenti o zbirkama i ostalim događanjima. Digitalno i fizički pohranjuju se i evidentiraju muzejska izdanja, plakati i pozivnice, te video materijal vezan uz muzejski fundus i aktivnosti.

Dokumentacijska služba participira u davanju stručne pomoći učenicima, studentima i ostalim korisnicima, te organizicijom stručnih predavanja i sudjelovanjem na stručnim skupovima služba djeluje i u edukativnom poslanju muzeja. Dokumentaristica je zadužena za ažuriranje podataka o stanju muzejskih zbirki u online aplikaciji OREG pri Muzejskom dokumentacijskim centru u Zagrebu, a suradnjom s ostalim hrvatskim dokumentaristima i pripremom izložbi vezanih uz dokumentaristiku sudjeluje u promicanju i boljoj vidljivosti ovog segmenta muzejske struke.

Autor: Natali Čop